Приёмы исследования документов

    • Исследование отдельного документа.
    • Исследование взаимосвязанных документов.
    • Отклонения от нормального (обычного) движения ценностей.

    Один отдельный документ можно исследовать тремя приёмами.
    1. Формальная проверка или внешний осмотр документа. Состоит из двух этапов:

    • анализ соблюдения установленной формы документов;
    • детальное изучение реквизитов документов.

    Может привлечь внимание: нарушение формальных требований: использование бланков ненадлежащей формы; отсутствие отдельных реквизитов; наличие ненадлежащих реквизитов (посторонние записи и пометки на документе).
    Можно выявить противоречия:
    1) формальные – сопоставляются тождественные элементы разных реквизитов. Иногда встречаются расхождения в одном документе (угловой штамп вверху и печать внизу);
    2) логические – сопоставляются сочетания реквизитов с общепринятыми представлениями о нормальной хозяйственной деятельности предприятия. Например, сам документ составлен сегодняшним числом, ссылка в нём на документ, не созданных, более поздний.
    2. Арифметическая проверка – проверка правильности итоговых показателей по горизонтали и по вертикали. Может встречаться механическое завышение итогов.
    3. Нормативная проверка – проверка соответствия содержания отражённых в документе операций действующим нормативным актам, правилам, инструкциям, нормами расхода, тарифам и т.д. Могут быть выявлены правильно оформленные, но незаконные по содержанию документы.
    Все бухгалтерские документы можно разделить на:

    • Доброкачественные:
      • правильно оформленные;
      • отражающие законные под содержанию операции;
      • отражающие действительные по содержанию операции
    • Недоброкачественные:
      • неправильно оформленные:
      • бланки ненадлежащей формы;
      • незаполненные реквизиты;
      • ненадлежащие реквизиты;
      • отражающие незаконные по содержанию операции;
      • отражающие операции, которые в действительности не выполнялись (они могли не выполняться в полном объёме или частично):
      • подложные документы:
        • фальсифицированные (материальный подлог);
        • содержащие заведомо ложные сведения (интеллектуальный подлог);
      • документы, содержащие случайные ошибки. 

    Нормативные несоответствия могут указать на подлог в том учётном документе, где они обнаружены, и становятся сигналом для проверки взаимосвязанной документации.
    Исследование взаимосвязанных документов
    Подложные документы, по внешнему виду не отличающиеся от подлинных (например бестоварная накладная), удаётся (можно) обнаружить путём сопоставления данного документа с другими, отражающими одну и ту же операцию, или возможные хозяйственные операции, т.е. остаются следы в виде несоответствий в системе взаимосвязанной документации.
    В эту группу входят два приёма.
    1. Встречная проверка. Сопоставление разных экземпляров одного и того же документа, которые могут находиться в делах нескольких взаимосвязанных организаций или в различных подразделениях одного предприятия. Встречная проверка эффективная в случаях:

    • когда хотя бы один из экземпляров сохранился, а другие уничтожены или отсутствуют по какой-то причине;
    • когда все экземпляры сохранились, но в их содержании обнаружены расхождения.

    Например, по схеме движения товарно-материальных ценностей – товарно-транспортная накладная играет роль различного документа:

    Поставщик

    Транспортное предприятие

    Заказчик

    Товарно-транспортная
    накладная

    Товарно-транспортная
    накладная

    Товарно-транспортная
    накладная

    Расходный документ

    Основание для списания топлива, начисления заработной платы

    Приходный документ

    По товарно-транспортной накладной у Заказчика можно восстановить расходный документ в Поставщика и т.п. (наоборот).
    2. Взаимный контроль. Факт движения материальных ценностей устанавливается на основе не только приходных и расходных документов. Но и взаимосвязанных с ними расчётных кассовых и банковских документов. Здесь проверяются взаимосвязанных операции.
    Можно проверить: оплату ценностей; кто платил за транспортные услуги; учётные регистры склада по товарно-транспортным накладным у Поставщика (Заказчика).
    Взаимный контроль применяется широко вместе со встречной проверкой, может быть использован отдельно для проверки документов, которые составляются в одном экземпляре (например, акт списания, платёжная ведомость). Взаимный контроль используется для уточнения круга лиц, принимавших участие в нарушении.

    Отклонения от нормального (обычного) движения ценностей
    Если остаток ценностей на определённое число и его последующее поступление меньше, чем расход за тот же период – это отклонение от обычного движения ценностей. Данные расхождения могут появиться в результате:

    • арифметической ошибки;
    • подлога в документах;
    • реализации неучтённого товара.

    Четыре приёма исследования:
    1. Восстановление учётной записи по документам. Применяется в случаях:

    • при запущенности бухгалтерского учёта;
    • при случайном или умышленном уничтожении регистров, учёта, если не уничтожена первичная документация;
    • если не вёлся количественно-суммовой учёт, т.е. не было аналитического учёта.

    Сущность приёма – по первичным документам сделать восстановление записи, с момента последней инвентаризации по количеству и цене поступивших ценностей. Для каждого наименования заводится отельная карточка, в которой отражается каждая операция по поступлению и расходу товаров, определяется остаток и сличается с фактическим наличием.
    Восстановить количественно-суммовой учёт полностью невозможно на предприятиях розничной торговли, где основная масса расходных операций не документируется, т.е. реализация товаров за наличный расчёт. В этом случае факты оформления бестоварных документов могут быть установлены с помощью следующего приёма.
    2. Контрольное сличение остатков. Сущность – на каждое наименование отдельно составляется таблица, в которой по первичным документам с момента последней инвентаризации восстанавливаются приход и часть расхода. Выводится максимально возможный остаток, который сличается с фактическим наличием ценностей на момент проверки.

    № п/п

    Наименование товарно-материальных ценностей

    Единица измерения

    Инвентари-зационный остаток на начало периода

    Документи-рованный приход
    Количество / цена

    Документи-рованный расход
    Количество / цена

    Максимально возможный остаток

    Инвентариза-ционный остаток на конец ппериода

    Выводы

    Товары, поступление которых не подтверждается документами (излишки)

    1

    2

    3

    4

    5

    6

    7

    8

    9

    1.
    2.
    3.
    4.

    Картофель
    Капуста
    Помидоры
    Огурцы

    кг
    кг
    кг
    кг

    250
    110
    45
    -

    150
    120
    55
    100

    20
    -
    15
    10

    380
    230
    85
    90

    200
    130
    90
    100

    -
    -
    5
    10

             7=4+5-6      на складе       9 = 8 – 7         10 = 7 – 8
    Возможное происхождение излишков:

    • неоприходованный товар;
    • искажение инвентаризационных остатков;
    • оформление бестоварных расходных документов;
    • хищение, обсчёт, обвес.

    Велика поисковая значимость черновых записей (документов неофициального учёта).
    3. Анализ ежедневного движения товарно-материальных ценностей и денежных средств. Сущность приёма – ежедневное сопоставление приходных и расходных документов с учётом переходящих остатков.
    4. Комплексный анализ сомнительных документов. Включает в себя все восемь рассмотренных выше приёмов исследования плюс приёмы фактического контроля. Важнейшие приёмы фактического контроля:

      • проверка наличия материальных ценностей, поступивших на предприятие по сомнительным документам;
      • проверка состояния средств в упомянутом документе;
      • сопоставление документальных данных с результатами специально организованных контрольных операций и проверок (например, контрольная закупка в торговле; контрольный запуск сырья в производство; контрольные замеры, обмеры, взвешивания);
      • получение письменных объяснений от лиц, подписавших проверяемый документ, либо принимавших непосредственное участие в совершении хозяйственной операций;
      • получение письменных справок от взаимосвязанных предприятий по поводу содержания проверяемых документов.
      22.11.2010
© 2012-2016 Помощь бухгалтеру buhbest.com