Бухгалтерские документы

    Общепринятым носителем информации признан бумажный носитель, именуемых первичным документом. В ФЗ «О бухучёте» устанавливается, что каждая операция по приёму, выдаче денежных средств и материальных ценностей сопровождается составлением первичных учётных документов, а участвующие в операции физические лица и представители юридических лиц должны получить полноценные копии этих документов.
    Бухгалтерский документ – это письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность за доверенные им ценности. Наименований бухгалтерских документов – более 1,5 тысячи. Классификация бухгалтерских документов.

    • По месту совершения:

    внутренние документы – не выходят за пределы данного предприятия, к ним меньше требований;

    внешние – здесь связано несколько организация (платёжное поручение в банк).

    • По назначению:

    распорядительные документы (приказ);

    исполнительные документы – отражают проведение операции (накладная на внутреннее перемещение);

    комбинированные (расходно-кассовый ордер – содержит требование (выдать деньги) и исполнение – отметка о выдаче).

    • По способу охвата хозяйственных операций:

    разовые (кассовые)

    накопительные.

    • По степени обобщения:

    первичные документы;

    сводные документы – обобщают информацию первичных документов.

    • По типовому уровню:

    типовые документы, т.е. установлены государственные типовые формы (в настоящее время на все кассовые и банковские документы);

    специализированные – документы по учёту производства в зависимости от отрасли.

    С первичным и сводным документом связано понятие фиктивного и подложного документа.
    Фиктивный документ – вымышленный; подлог выявляется при обнаружении регистрации в сводном документе фиктивного первичного документа. В сводном документе будет ссылка на первичный, самого документа нет.
    Подложный документ. Различают документы материального и интеллектуального подлога. Материальный подлог – документ с подчистками, исправлениями, приписками (механическая подделка). Документы интеллектуального подлога отражают операции, которые в действительности не были совершены. При этом документ, в котором зафиксирована фиктивная операция с товарно-материальными ценностями. Называют бестоварным, а с денежными средствами – безденежным документом (например, товарный отчёт). Цели оформления таких документов – различны, но все в основном направлены на хищение. Основные цели бестоварных операций:

    • сокрытие недостач или излишков при инвентаризации;
    • оприходование не поступивших материалов в целях присвоения предназначенных для их приобретения денежных средств;
    • списание похищенных недостающих ценностей на расчёты с покупателями и заказчиками (на дебиторскую задолженность).

    Требования к оформлению документов:

    • На сегодняшний день документы заполняются шариковой ручкой, печатаются на печатной машинке или выводятся на ПК. Не должно быть цветных паст, карандаша.
    • В денежных документах сумму указывают цифрами и прописью.
    • Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. Другие могут исправляться (подпись, стороны оговаривают исправления).
    • В документе должны быть заполнены все реквизиты. Существует альбом унифицированных форм. Если в нём нет образца документа, то в данном должны быть оформлены обязательные реквизиты документа:
    • наименование документа;
    • дата составления документа;
    • наименование организации, от имени которой составлен документ;
    • содержание хозяйственной операции (что произошло с ценностями, денежными средствами, для производителей (предприятий) – приход, либо расход);
    • измерители хозяйственной операций в натуральном и денежном выражениях, может быть только в денежном, где нет натурального.
    • наименование должностных лиц, отвечающих за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления;
    • личные подписи указанных лиц. Денежные документы подписываются руководителем и главных бухгалтером. Директор может передать право подписи другому лицу приказом по предприятию.

    Дополнительные реквизиты в документе могут быть по усмотрению предприятия.
    Для правильной постановки учёта на предприятии создаётся база регистрации первичных документов, т.е. каждый документ имеет свой код – разовый неповторимый номер. Номер присваивается при регистрации в регистрационном журнале (пронумерован, прошнурован, зарегистрирован на предприятии). Номера меняются ежегодно с 1 января. Крупные оптовые организации иногда меняют номера раз в квартал согласно утверждённой учётной политике фирмы.
    Единая типовая форма документа разработана централизовано по России. Пример – кассовые и банковские операции.
    Все первичные документы обобщаются за учётный период. Их информация накапливается и систематизируется в регистрах бухгалтерского учёта – в учётных регистрах, которые могут составляться за день, за неделю, за декаду, месяц, полгода, год.
    На сегодняшний день учётные регистры могут заполняться вручную и с помощью бухгалтерских программ. А по внешнему виду учётные регистры – это книги (книга складского учёта, кассовая книга), карточки (карточка складского учёта материалов). Оборотные ведомости, журнал-ордер, видеограммы, машинограммы.
    В учётный регистрах отражаются:

    • Остаток ценностей на начало периода.
    • Поступление.
    • Выдача, списание (всё, что уменьшает их количество).
    • Остаток ценностей на конец периода.

    2 и 3 оформляются первичными документами.
    Способы исправления ошибок в учётных регистрах:
    1. Корректурный. Неправильная запись или сумма зачёркивается, затем надписывается правильная и исправление оговаривается лицом, внёсшим его – в кавычках «Исправленному верить», подпись, печать. Зачёркивается одной чертой так, чтобы читалось зачёркнутое.
    2. «Красное сторно». Неправильная, ошибочная запись повторяется красным цветом, следом пишется правильная обычными чернилами. Всё, что написано красным – либо автоматически аннулирует то, что написано выше, либо отнимается из вышенаписанного. Существует понятие – «одностороннее сторно».
    3. Способ дополнительной проводки. Применяется в случаях, когда в учёте ошибочно отражается меньшая сумма, чем значится в документе.
    Например, было Д 10 К 60 – 4000, а надо – 4200
    оформляем                   Д 10 К 60 –   200, всё складывается.
    Операции отражаются последовательно: первичный документ – учётный регистр – форма отчётности (бухгалтерский баланс). Отсутствие взаимосвязанных документов может указать на правонарушение.
    Противоправные действие внешне отражаются в учётных данных в основном в трёх формах:

    • противоречия в содержании отдельного документа;
    • противоречия между содержанием нескольких взаимосвязанных документов;
    • отклонение от обычного движения однородных ценностей.

    В связи с этим выделяют три группы исследования документов.

    22.11.2010
© 2012-2016 Помощь бухгалтеру buhbest.com